TIETOSUOJASELOSTE (GDPR) HAMPPUMAAN ASIAKKAILLE: ASIAKASTIEDOT

 

 

Tämä on Hamppumaa Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on laadittu 21.8.2019, viimeisin muutos 21.8.2019.

 

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kuvata mahdollisimman selkeästi ja ymmärrettävästi, miten Hamppumaa Oy (jäljempänä “Hamppumaa” tai “me)  kerää, käsittelee ja säilyttää asiakas- ja henkilötietoja henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan aina, kun käytät siinä kuvattuja palveluitamme kaikissa niissä maissa, joissa yrityksemme toimii. 

 

HENKILÖTIETOREKISTERIN PITÄJÄ

 

Hamppumaa Oy, Heikintie 23, 42800 Haapamäki

 

 

REKISTERIASIOISTA VASTAAVA 

 

Hamppumaa Oy

 

Y-tunnus: 2605242-3

 

Heikintie 23

 

42800 Haapamäki

 

Hamppumaan tietosuojavastaava:

 

Hamppumaa Oy / hallinto

 

Jaakko Myllyniemi, johtaja

 

 

YHTEYSTIEDOT

 

Voit ottaa meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info (at) hamppumaa.fi.

 

 

HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

 

 

Mitä ovat henkilötiedot?

 

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät suorasti tai epäsuorasti elävään luonnolliseen henkilöön. Henkilötiedoiksi luetaan esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Henkilötietoina voidaan pitää myös sähköisiä identiteettejä, esimerkiksi IP-osoitteita, mikäli ne voidaan yhdistää luonnolliseen henkilöön.

 

 

Mitä henkilötietoja Hamppumaa kerää ja miten?

 

Kun asioit verkkokaupassamme, selailet verkkosivujamme, tilaat uutiskirjeemme,  liityt kanta-asiakkaaksemme myymälässä tai verkkokaupassa, otat meihin yhteyttä asiakaspalvelumme kautta, osallistut järjestämäämme markkinointikampanjaan, kilpailuun tai asiakaskyselyyn, voimme kerätä sinusta henkilötietoja. 

 

Hamppumaan laillinen peruste henkilötietojen käsittelyyn ja henkilötietojen käsittelyn oikeutetut tarkoitukset:

 

  • Antamasi suostumus, esimerkiksi markkinointiluvan antaminen uutiskirjeen tilaamista varten
  • Kun käsittely on välttämätöntä kanssasi tekemämme sopimuksen kannalta (esimerkiksi verkkokaupasta tilaamiesi tuotteiden toimittaminen)
  • Asiakaspalvelupyyntöösi vastaaminen
  • Muu oikeutettu peruste henkilötietojen käsittelyyn, esimerkiksi verkkokauppamme kehittäminen
  • Jos keräämme henkilötietojasi muihin tarkoituksiin, pyydämme tähän sinulta hyväksyntää etukäteen.

 

 

 

Verkkokaupassa ostamisen yhteydessä kerättävät tiedot

 

Tehdessäsi tilauksen hamppumaa.fi -verkkokaupasta, keräämme sinulta henkilötiedot tilaamiesi tuotteiden toimittamista varten. Tällaisia tietoja ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilauksen summa sekä tilatut tuotteet. Käytetystä maksutavasta riippuen käsitellään tiettyjen maksutapojen yhteydessä myös henkilötunnus tai luottokortin 4 viimeistä numeroa.

 

 

Verkkokaupan “Minun asiakastilini” -osion kautta kerättävät tiedot

 

Kun rekisteröidyt käyttäjäksi hamppumaa.fi -verkkokauppaan (Minun asiakastilini -osio), keräämme seuraavat tiedot: nimi, osoite, kirjautumistiedot (sähköpostiosoite ja salasana) sekä halutessasi myös tuoteryhmiämme koskevat kiinnostuksesi kohteet.

 

Uutiskirjeemme tilaamisen yhteydessä kerättävät tiedot

 

Tilatessasi kuluttaja-asiakkaille suunnatun uutiskirjeemme, keräämme nimesi ja sähköpostiosoitteesi uutiskirjeen lähettämistä varten.

 

Markkinointiarvontojen tai asiakaskyselyiden yhteydessä kerättävät tiedot

 

Osallistuessasi järjestämäämme markkinointiarvontaan tai asiakaskyselyyn, saatamme arvonnan tai kyselyn toteutustavasta riippuen kerätä yhteystietosi (sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero) mahdollisen palkinnon toimittamista varten.

 

Sähköisten palveluiden käytön yhteydessä kerättävät tiedot

 

Käyttäessäsi hamppumaa.fi -verkkosivustoa, keräämme palvelun käyttöä koskevia tietoja. Osa näistä tiedoista voi olla henkilötietoja, esimerkiksi IP-osoitteesi. Jos olet kirjautunut sisään verkkokauppaamme, jonka perusteella sinut voidaan tunnistaa, keräämme sivuston käyttöäsi koskevia tietoja (ostohistoria, selailuhistoria) ja saatamme myös yhdistää niitä yhteen muiden käyttäjätietojesi kanssa.

 

 

 

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JA TALLENTAMINEN

 

 

Asiakaspalvelu

 

Käytämme henkilötietojasi asiakaspalvelutarkoitukseen, kun otat meihin yhteyttä esimerkiksi verkkokauppatilauksesi tilan tiedustelemiseen. Käytämme nimeäsi ja tilausnumeroasi asiakkaan ja tilauksen tunnistamiseen. Käytämme tarvittaessa yhteystietojasi, esimerkiksi sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa, ottaaksesi yhteyden sinuun kysymysten esittämistä tai asian hoitamista varten.

 

Tietojen lähettäminen

 

Kun olet tehnyt tilauksen hamppumaa.fi -verkkokaupasta, käytämme ilmoittamiasi tietoja tilausvahvistuksen sekä tilauksesi tilaan liittyvien sähköposti-ilmoitusten lähettämiseen. Nämä tiedot lähetetään tilauksesi yhteydessä antamaasi sähköpostiosoitteeseen.

 

Markkinointi ja personointi

 

Jos olet tilannut Hamppumaan uutiskirjeen, käytämme ilmoittamiasi henkilötietoja uutiskirjeen lähettämiseen ja sen sisällön personointiin. Näitä henkilötietoja ovat sähköpostiosoitteesi sekä tiedot mahdollisesta ostohistoriastasi, sinulle toimitetuista ja avaamistasi uutiskirjeistä sekä verkkokaupan selailuhistoriastasi. Näitä tietoja käytämme markkinoinnissamme mainontamme kohdentamiseen siten, että esimerkiksi tarjoukset olisivat juuri sinulle mahdollisimman kiinnostavia.

 

Hamppumaan verkkosivustolla ja -kaupassa käytämme antamiasi henkilötietoja sivuston personointiin. Keräämme käyttämiäsi palveluita koskevia tietoja ja muokkaamme niiden perusteella verkkosivustomme sisältöä käydessäsi sivustolla. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi näytämme sinulle sivustolla ensisijaisesti tuotteita ja tarjouksia, joiden uskomme kiinnostavan sinua esimerkiksi aiemman verkkokauppamme ostohistoriasi tai selailuhistoriasi perusteella.

 

Käytämme personointia myös verkkomainonnassamme muissa kuin hamppumaa.fi -palvelussa, esimerkiksi markkinoinnissamme sosiaalisen median kanavissa. Esimerkiksi Hamppumaan uutiskirjeen tilaajana saatamme kohdentaa sinulle mainontaa myös Facebookissa – tällöin Facebook toimii tietojen käsittelijänä. Tutustu Facebookin tietokäytäntöön täällä.

 

Palveluiden kehittäminen

 

Käytämme asiakkailtamme keräämiämme tietoja myös tuotteidemme ja palveluidemme kehittämiseen ja asiakaspalvelun parantamiseen. Digitaalisten palveluiden avulla analysoimme käyttäjien toimintaa ja kehitämme sen pohjalta verkkokauppaamme. Tällaisiin analyyseihin käytämme pääasiassa vain koostetasoisia, anonyymejä tai anonymisoituja tietoja.

 

Säilytysajat

 

Säilytämme henkilötietojasi niin pitkään kuin käsittelyperusteen kannalta on tarpeen.

 

Asiakashallinta- ja markkinointijärjestelmässämme asiakastietojasi säilytetään oletusarvoisesti viiden (5) vuoden ajan siitä, kun olet viimeksi ollut aktiivinen. Aktiivisuus määritellään järjestelmässä jonain seuraavista toimenpiteistä: osto hamppumaa.fi -verkkokaupasta, verkkokaupan selaus, uutiskirjeen avaus tai klikkaus.

 

Verkkokauppamme Minun käyttäjätilini -osiossa säilytetään antamiasi henkilötietoja niin kauan kuin käyttäjätili on aktiivinen.

 

Vieraillessasi verkkosivuillamme, kävijätietojasi säilytetään oletusarvoisesti 26 kuukauden ajan analyysi- ja raportointitarkoituksiin.

 

Jos tilaat uutiskirjeemme, yhteystietojasi säilytetään niin kauan kuin haluat ottaa vastaan uutiskirjeen.

 

Henkilötietojasi voidaan säilyttää useissa eri paikoissa eri tarkoituksiin ja eri perusteella. Näin ollen henkilötiedot, jotka on poistettu jostakin järjestelmästämme, voivat olla edelleen tallennettuna johonkin toiseen järjestelmään, jossa niitä säilytetään toiseen tarkoitukseen tai jollakin toisella perusteella.

 

Henkilötietojen suojaaminen

 

Hamppumaa ylläpitää korkeaa turvallisuuden tasoa henkilötietojen käsittelyssä. Arvioimme jatkuvasti toimintatapojamme liittyen henkilötietojen käsittelyyn ja mahdollisiin riskeihin sekä toteutamme toimenpiteitä, jotka vastaavat oletusarvoisen tietosuojan periaatteita. 

 

Käsittelemämme henkilötiedot on tallennettu järjestelmään, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt Hamppumaan työntekijät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

 

Koulutamme jatkuvasti henkilöstöämme tietosuoja-asioissa. Kaikki toimintaamme, henkilötietolakia tai EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) koskevat kysymykset voi lähettää osoitteeseen info (at) hamppumaa.fi

 

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

 

Hamppumaa voi valtuuttaa ulkoisia yhteistyökumppaneita tai palveluntarjoajia tuottamaan IT-palveluita, maksuratkaisuja tai muita digitaalisia palveluita Hamppumaalle.  Osana näiden palveluiden suorittamista Hamppumaan yhteistyökumppaneilla, niin EU:n ja ETA:n sisällä kuin niiden ulkopuolella, voi olla pääsy henkilötietoihisi.

 

IT-kumppanit ja -toimittajat

 

Hamppumaa käyttää liiketoiminnassaan useita erilaisia IT-palveluita ja -järjestelmiä. Joissakin niistä myös säilytetään ja käsitellään henkilötietoja. Tällöin Hamppumaa huolehtii henkilötietojen turvallisuudesta ja yksityisyyden suojasta kaiken tällaisen käsittelyn aikana. Osa järjestelmistä on asennettu meille paikallisesti, jolloin ainoastaan Hamppumaan omalla henkilöstöllä on pääsy tietoihin ja tällöin mitään tietoja ei siirretä kolmannelle osapuolelle. Osa järjestelmistä ovat pilvipalveluita, jolloin siirrämme henkilötietoja palvelun tarjoajalle. Tällöin palvelun tarjoaja tai IT-toimittaja on henkilötietojen käsittelijä, joka käsittelee tietoja Hamppumaan toimeksiannosta ja meidän ohjeidemme mukaisesti.

 

Nämä järjestelmät mahdollistavat verkkokaupastamme tekemäsi tilauksen toimittamisen, palveluihimme liittyviin kysymyksiisi vastaamisen sekä asiakaspalvelun. Näissä järjestelmissä voidaan käsitellä kaikkia keräämiämme henkilötietoja.

 

Verkkoanalyysi- ja arvostelupalveluiden tarjoajat

 

Käytämme ulkoisia toimittajia verkkosivustojemme personointiin ja käyttötottumusten analysointiin sekä käyttäjäpalautteeseen. Nämä yritykset käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme. Tietoja käsitellään analyysipalveluissa lähinnä anonymisoidusti koostetasolla.

 

 

Maksupalveluntarjoajat

 

Käytämme ulkoisia toimittajia maksujen käsittelyyn. Henkilötiedot, joihin näillä toimittajilla on pääsy, ovat nimesi, osoitteesi ja maksutietosi. Käytetystä maksutavasta riippuen käsitellään tiettyjen maksutapojen yhteydessä myös henkilötunnus tai luottokortin 4 viimeistä numeroa. Tämä henkilötietojen käsittely on tarpeen, jotta voimme toimittaa tilaamasi palvelut. 

 

Yhteystietopalvelut

 

Käytämme ulkoista asiakaspalautteiden hallintajärjestelmää eri kanavien (sähköposti, sosiaalinen media) kautta tulevien asiakaspalautteiden käsittelyyn. Järjestelmään tallentuvat seuraavat tiedot: asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite, keskustelun sisältö. Tietoa säilytetään niin kauan kuin asiakaspalautteen käsittelyn kannalta on tarpeen.

 

Käytämme ulkoista chat-palveluntarjoajaa myös chat-toiminnon toteuttamiseen hamppumaa.fi-verkkosivustolla. Chat-palvelun kautta asiakaspalvelumme kanssa käymäsi keskustelut eivät tallennu chat-pilvipalveluun, vaan ne ohjautuvat Hamppumaan verkkokaupan asiakaspalvelun sähköpostiosoitteeseen. Viestit tallennetaan vain, jos chat-keskustelussa käsitelty asia vaatii jälkikäteen selvittelyä. Keskustelusta tallentuvat seuraavat tiedot: keskustelun sisältö, maa ja kaupunki, selain, käyttöjärjestelmä, nykyinen sivu ja selaushistoria. Asiakas voi halutessaan jättää oman nimensä ja sähköpostiosoitteensa. Tietoja säilytetään Hamppumaan sähköpostijärjestelmässä niin kauan kuin asiakaspalautteen käsittelyn kannalta on tarpeen.

 

 

OIKEUTESI ASIAKKAANA

 

Henkilötietojen välttämätön käsittely ja käsittely suostumuksen perusteella

 

Henkilötietoja voi käsitellä ilman suostumusta, jos se on välttämätöntä kanssasi tehdyn sopimuksen toteuttamiseksi tai lain asettamien velvollisuuksien täyttämiseksi. Henkilötietojen kerääminen ja käyttäminen kuitenkin muihin tarkoituksiin edellyttää tämän lisäksi, että olet antanut siihen suostumuksesi. Asiakkaana annat suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, kun vaikkapa käytät palveluitamme hamppumaa.fi -sivustolla, tilaat uutiskirjeemme, liityt kanta-asiakkaaksemme, teet ostoksia verkkokaupassa, tai otat meihin yhteyttä asiakaspalvelumme kautta.

 

Suostumuksen peruuttaminen

 

Voimassa olevan henkilötietolainsäädännön perusteella sinulla on halutessasi milloin tahansa oikeus pyytää nähtäväksesi sinusta kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot, pyytää virheellisten tietojen korjaamista, niiden käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojen poistamista.

 

Peruuttaessasi suostumuksen, poistamme henkilötietosi ja lopetamme niiden suostumukseen perustuvan käsittelyn.

 

Huomioithan, että samoja henkilötietoja voidaan kuitenkin käyttää sekä suostumuksen perusteella että välttämättömänä tai muiden säädösten velvoittamana käsittelynä. Tästä johtuen vaikka peruutat suostumuksesi ja käsittely, jota suostumus koskee, keskeytetään, tiedot voivat säilyä meillä muihin tarkoituksiin.

 

Oikeus saada tiedot tallentamistamme sinua koskevista henkilötiedoista

 

Halutessasi tietää, mitä sinua koskevia tietoja olemme rekisteröineet, sinulla on oikeus pyytää näitä tietoja kirjallisesti edellä mainitusta osoitteesta. Rekisteriote annetaan pyynnöstä, ja sen saa maksutta kerran vuodessa.

 

Oikeus pyytää sinusta tallennettuja tietoja

 

Sinulla on oikeus pyytää Hamppumaa Oy:n sinua koskevista, tallennetuista henkilötiedoista rekisteriote maksutta kerran vuodessa. 

 

Voit lähettää pyynnön joko www-sivuiltamme löytyvän sähköisen lomakkeen kautta, jolloin pyynnön saavuttua otamme sinuun yhteyttä todentaaksemme henkilöllisyytesi, tai kirjallisesti, jolloin mukana on oltava pyynnön esittäjän henkilökohtainen allekirjoitus. Kirjalliseen kirjeeseen on merkittävä teksti ”Henkilörekisteriotepyyntö – Hamppumaan tietosuojavastaavalle”.

 

Oikeus omien henkilötietojen hallintaan ja poistamiseen

 

Sinulla on oikeus hallita henkilötietojasi, myös niiden oikaisemista, täydentämistä tai poistamista niin halutessasi. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ainoastaan tiettyihin tarkoituksiin siten, että tietojasi ei saa käyttää esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

 

REKLAMAATIOT

 

Jos mielestäsi yritys rikkoo henkilötietolakia tai muuta tietosuojalainsäädäntöä, voit ottaa yhteyttä Tietosuojavaltuutettuun. Katso lisätietoja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

 

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

 

Saatamme tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Löydät tietosuojaselosteen uusimman version aina verkkosivuiltamme.