Privacyverklaring voor e-commerce klanten

Dit is het register en de privacyverklaring van Sentient Being OÜ in overeenstemming met de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het doel van deze privacyverklaring is om zo duidelijk en begrijpelijk mogelijk te beschrijven hoe Sentient Being OÜ (het “Bedrijf”) klant- en persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en opslaat in overeenstemming met de Wet op de persoonsgegevens en de EU-verordening gegevensbescherming (GDPR . Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u gebruik maakt van onze daarin beschreven diensten.

Bewaarder van het persoonsgegevensregister

Sentient Being OÜ, Keemia tn 4, 10616, Tallinn, Estland

Register Officier

Sentient Being OÜ
Registratienummer: 16099710
BTW: EE102310449
Keemia tn 4, 10616, Tallinn, Estland

Contactgegevens

U kunt contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info (at) hamppumaa.fi

Verzameling van persoonlijke informatie

Wat is persoonlijke informatie?

Persoonsgegevens zijn alle informatie die direct of indirect verband houdt met een levende natuurlijke persoon. Persoonlijke informatie omvat bijvoorbeeld naam, persoonlijk identiteitsnummer, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Elektronische gegevens, zoals IP-adressen, kunnen ook als persoonsgegevens worden beschouwd als ze te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon.

Welke persoonlijke informatie verzamelt de website en hoe?

Wanneer u zaken doet in onze online winkel, door onze website bladert, zich abonneert op onze nieuwsbrief en lid wordt van onze vaste klant online winkel, contact met ons opneemt via onze klantenservice, deelneemt aan een marketingcampagne, wedstrijd of klantenonderzoek, kunnen we persoonlijke informatie over u verzamelen.

Rechtsgrondslag van de site voor de verwerking van persoonsgegevens en legitieme doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens:

• Uw toestemming, zoals het verlenen van een handelsvergunning om u te abonneren op een nieuwsbrief
• Wanneer verwerking noodzakelijk is voor het contract dat we met u hebben (bijvoorbeeld de levering van producten die u bij een online winkel hebt besteld)
• Reageren op uw klantenserviceverzoek
• Andere legitieme gronden voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals de ontwikkeling van onze online winkel
• Als we uw persoonlijke gegevens voor andere doeleinden verzamelen, zullen we om uw voorafgaande toestemming vragen.

Informatie verzameld bij aankoop in een online winkel

Wanneer u een bestelling plaatst in de online winkel, verzamelen wij persoonlijke informatie van u voor de levering van de door u bestelde producten. Dergelijke informatie omvat naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bestelbedrag en bestelde producten. Afhankelijk van de gebruikte betaalmethode worden bij bepaalde betaalmethoden ook de laatste 4 cijfers van uw persoonlijk identiteitsnummer of creditcard verwerkt.

Informatie verzameld via het gedeelte ‘Mijn klantaccount’ van de online winkel

Wanneer u zich als gebruiker registreert in de online winkel (sectie Mijn klantaccount), verzamelen we de volgende informatie: naam, adres, inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord) en, indien gewenst, uw interesses in onze productgroepen.

Informatie verzameld bij het abonneren op onze nieuwsbrief

Wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief voor consumentenklanten, verzamelen wij uw naam en e-mailadres om de nieuwsbrief te verzenden.

Informatie verzameld in verband met marketingloterijen of klantenonderzoeken

Wanneer u deelneemt aan een marketingloterij of een klantenonderzoek dat we uitvoeren, kunnen we uw contactgegevens (e-mailadres, adres, telefoonnummer) verzamelen met het doel een potentiële prijs in te dienen, afhankelijk van hoe de loterij of de enquête wordt uitgevoerd.

Informatie verzameld in verband met het gebruik van elektronische diensten

Wanneer u de website hamppumaa.fi gebruikt, verzamelen wij informatie over het gebruik van de dienst. Sommige van deze informatie kan persoonlijke informatie zijn, zoals uw IP-adres. Als u bent aangemeld bij onze online winkel om u te identificeren, verzamelen we informatie over uw gebruik van de site (aankoopgeschiedenis, browsegeschiedenis) en kunnen we deze ook combineren met uw andere gebruikersinformatie.

Verwerking en opslag van persoonsgegevens

Klantenservice

We gebruiken uw persoonlijke gegevens voor klantenservicedoeleinden wanneer u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld om te informeren naar de status van uw e-commerce bestelling. We gebruiken uw naam en ordernummer om de klant en de bestelling te identificeren. Indien nodig gebruiken we uw contactgegevens, bijvoorbeeld e-mailadres en telefoonnummer, om contact met u op te nemen om vragen te stellen of de zaak af te handelen.

Informatie verzenden

Nadat u een bestelling heeft geplaatst in de online winkel, zullen we de informatie die u verstrekt gebruiken om u een orderbevestiging en e-mailmeldingen met betrekking tot de status van uw bestelling te sturen. Deze informatie wordt verzonden naar het e-mailadres dat u bij uw bestelling heeft opgegeven.

Marketing en personalisatie

Als u zich hebt aangemeld voor de nieuwsbrief, gebruiken we de persoonlijke informatie die u verstrekt om de nieuwsbrief te verzenden en de inhoud ervan te personaliseren. Deze persoonlijke informatie omvat uw e-mailadres, evenals informatie over uw mogelijke aankoopgeschiedenis, nieuwsbrieven die aan u zijn bezorgd en geopend, en uw e-commerce browsegeschiedenis. We gebruiken deze informatie in onze marketing om onze advertenties te targeten, zodat biedingen bijvoorbeeld gewoon szo interessant mogelijk. De klantenservice van Hamppumaa is ook telefonisch bereikbaar via 0409238800.

Op de website en de winkel gebruiken we de persoonlijke informatie die u verstrekt om de site te personaliseren. We verzamelen informatie over de diensten die u gebruikt en gebruiken deze om de inhoud van onze website te wijzigen wanneer u de site bezoekt. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat we u op de site voornamelijk producten en aanbiedingen laten zien waarvan wij denken dat ze u zullen interesseren, bijvoorbeeld op basis van uw eerdere online winkelaankoopgeschiedenis of browsegeschiedenis.

Ontwikkeling van diensten

We gebruiken de informatie die we van onze klanten verzamelen ook om onze producten en diensten te ontwikkelen en om de klantenservice te verbeteren. Met behulp van digitale diensten analyseren we de activiteiten van gebruikers en ontwikkelen op basis daarvan onze online winkel. Voor dergelijke analyses gebruiken we voornamelijk alleen geaggregeerde, anonieme of geanonimiseerde gegevens.

Houdbaarheid

We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor de verwerkingsreden.

In ons klantenbeheer- en marketingsysteem wordt uw klantinformatie standaard vijf (5) jaar bewaard sinds u voor het laatst actief was. Activiteit wordt in het systeem bepaald door een van de volgende maatregelen: kopen in de hamppumaa.fi online winkel, bladeren door de online winkel, een nieuwsbrief openen of klikken.
Het gedeelte Mijn account van onze online winkel bewaart de persoonlijke informatie die u verstrekt zolang het gebruikersaccount actief is.

Wanneer u onze website bezoekt, worden uw bezoekgegevens standaard 26 maanden bewaard voor analyse- en rapportagedoeleinden.

Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, worden uw contactgegevens bewaard zolang u de nieuwsbrief wilt ontvangen.

Uw persoonlijke gegevens kunnen op verschillende plaatsen worden opgeslagen voor verschillende doeleinden en op verschillende gronden. Als gevolg hiervan kan persoonlijke informatie die is verwijderd uit een van onze systemen nog steeds worden opgeslagen in een ander systeem waar deze wordt bewaard voor een ander doel of op een andere basis.

Bescherming van persoonsgegevens

Het bedrijf handhaaft een hoog beveiligingsniveau bij de verwerking van persoonsgegevens. We evalueren voortdurend onze praktijken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en mogelijke risico’s, en implementeren maatregelen die voldoen aan de principes van standaardgegevensbescherming.

De persoonlijke informatie die we verwerken, wordt opgeslagen op een systeem dat wordt beschermd door beveiligingssoftware van het besturingssysteem. Toegang tot het systeem vereist het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord. Het systeem wordt ook beschermd door firewalls en andere technische middelen. Alleen bepaalde vooraf gedefinieerde medewerkers van de website hebben toegang tot en hebben recht op gebruik van de informatie in het register dat in het systeem is opgeslagen. De informatie in het register bevindt zich in een afgesloten en bewaakt pand.

We trainen onze medewerkers voortdurend op het gebied van gegevensbescherming. Alle vragen over onze bedrijfsvoering, de Wet op de persoonsgegevens of de EU-verordening gegevensbescherming (AVG) kunnen worden gestuurd naar info (at) hamppumaa.fi

Openbaarmaking van persoonlijke gegevens

Het Bedrijf kan externe partners of dienstverleners machtigen om IT-diensten, betalingsoplossingen of andere digitale diensten aan de Site te leveren. Als onderdeel van de levering van deze diensten hebben de partners van de site, zowel binnen als buiten de EU en de EER, mogelijk toegang tot uw persoonlijke gegevens.

IT-partners en leveranciers

Het bedrijf gebruikt verschillende IT-diensten en -systemen in zijn bedrijf. Sommigen van hen slaan en verwerken ook persoonlijke informatie. In dit geval zorgt het bedrijf voor de beveiliging van persoonsgegevens en de bescherming van de privacy tijdens al deze verwerkingen. De systemen zijn clouddiensten, in welk geval wij persoonsgegevens doorgeven aan de dienstverlener. In dit geval is de serviceprovider of IT-provider een verwerker van persoonsgegevens die de gegevens namens het bedrijf en in overeenstemming met onze instructies verwerkt.

Interne IT-systemen

Intern verwerken we klantgegevens in ons loyaliteitssysteem, e-commercesysteem en klantenbeheer- en marketingsysteem. Bovendien worden de gegevens in verband met e-commerce-aankopen opgeslagen in de systemen van de geselecteerde betalingsdienstaanbieder en het logistieke bedrijf dat de levering uitvoert in overeenstemming met de geselecteerde leveringsmethode (bijv. GLS, DB Schenker).

Met deze systemen kunt u uw bestelling vanuit onze online winkel bezorgen, uw vragen met betrekking tot onze diensten beantwoorden en klantenservice bieden. Deze systemen kunnen alle persoonlijke informatie die we verzamelen verwerken.

We gebruiken Google Office-software en systeemservices in ons interne werk. Dit betekent dat Google een geautoriseerde verwerker van uw persoonlijke gegevens is. Zie de Google-privacyverklaring.

Aanbieders van webanalysediensten

We gebruiken externe leveranciers om onze websites te personaliseren en gebruikspatronen te analyseren, evenals feedback van gebruikers. Deze bedrijven verwerken persoonsgegevens namens ons. De gegevens worden verwerkt door analysediensten voornamelijk anoniem op geaggregeerd niveau.

• Google: Privacyverklaring

Betaaldienstverleners

Betalen kan met Visa Electron en Debitcards, Visa MasterCard en Maestro (debitcard). Bij betalingen per factuur is de ontvanger van de betaling op de kaartfactuur Sentient Being OÜ. De interface (software) voor kaartbetalingen in de online winkel (hamppumaa.fi) is een veilige en snelle QuickPay en de betalingsbemiddelaar is Clearhaus, dat een veilige betalingsbemiddelaar is. Alle gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de geldende bepalingen.

Contactinformatiediensten

We gebruiken ook een externe chatserviceprovider om de chatfunctie op de website van het bedrijf te implementeren. Gesprekken met uw klantenservice via de chatdienst worden opgeslagen in de chatclouddienst. Het gesprek bevat de volgende informatie: gespreksinhoud, land en stad, browser, besturingssysteem, huidige pagina en browsegeschiedenis. De klant kan ervoor kiezen om zijn eigen naam en e-mailadres achter te laten. De informatie wordt bewaard in de Get Response-cloudservice zolang als nodig is om feedback van klanten te verwerken.

Overdracht naar een derde land

Sommige van de dienstverleners die we op onze website gebruiken, bevinden zich buiten de EU/EER. Dit betekent dat uw persoonsgegevens ook kunnen worden doorgegeven aan partners in deze landen voor de hierboven genoemde doeleinden. In dat geval zijn wij ervoor verantwoordelijk dat de beveiliging van persoonsgegevens op een adequaat niveau is.

Uw rechten als klant

Noodzakelijke verwerking van persoonsgegevens en verwerking op basis van toestemming

Persoonsgegevens mogen zonder toestemming worden verwerkt als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u of voor het nakomen van wettelijke verplichtingen. Het verzamelen en gebruiken van persoonlijke informatie voor andere doeleinden vereist echter dat u uw toestemming hebt gegeven.

Als klant geef je toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens wanneer je bijvoorbeeld gebruik maakt van onze diensten op de website hamppumaa.fi, je abonneert op onze nieuwsbrief, lid wordt van onze vaste klant in de online winkel of contact met ons opneemt via onze klant dienst.

Intrekking van toestemming

Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake persoonsgegevens hebt u te allen tijde het recht om inzage te vragen in de over u verzamelde en verwerkte persoonlijke informatie, om correctie van onjuiste informatie te vragen, de verwerking ervan te beperken of om persoonlijke informatie te verwijderen.

Wanneer u uw toestemming intrekt, zullen we uw persoonlijke gegevens verwijderen en stoppen met de verwerking ervan met hun toestemming.

Houd er echter rekening mee dat dezelfde persoonsgegevens zowel met toestemming als voor zover nodig of vereist door andere rechtshandelingen kunnen worden gebruikt. Als gevolg hiervan, zelfs als u uw toestemming intrekt en de verwerking waarop de toestemming betrekking heeft, wordt opgeschort, kan de informatie voor andere doeleinden bij ons blijven.

Het recht om informatie te ontvangen over persoonlijke informatie die we over u hebben

Als u wilt weten welke gegevens wij van u hebben geregistreerd, dan heeft u het recht om deze schriftelijk op te vragen op bovenstaand adres. Een uittreksel uit het register wordt op aanvraag verstrekt en is eenmaal per jaar gratis verkrijgbaar.

Het recht om opgeslagen informatie over u op te vragen

U heeft het recht om één keer per jaar kosteloos een uittreksel uit het register op te vragen van de over u opgeslagen persoonsgegevens.

U kunt het verzoek sturen naar info (at) hamppumaa.fi, in welk geval wij na ontvangst van het verzoek contact met u opnemen om uw identiteit te verifiëren, of schriftelijk, in welk geval de persoonlijke handtekening van de aanvrager moet worden bijgevoegd. De schriftelijke brief bevat de tekst “Verzoek om persoonsgegevens – aan de functionaris voor gegevensbescherming van het bedrijf”.

Recht op beheer en verwijdering van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te controleren, inclusief de correctie, aanvulling of verwijdering ervan als u dat wenst. Daarnaast heeft u het recht om te verzoeken dat de verwerking van persoonsgegevens wordt beperkt tot bepaalde doeleinden, zodat uw gegevens bijvoorbeeld niet voor marketingdoeleinden mogen worden gebruikt.

Klachten

Als u van mening bent dat een bedrijf de Wet op de persoonsgegevens of andere gegevensbeschermingswetten overtreedt, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming. Zie de EDPS-website voor meer informatie.

Wijziging van de privacyverklaring

We kunnen van tijd tot tijd wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. De laatste versie van de privacyverklaring vindt u altijd op onze website